Rechtliche Lage von E-Mails "vom Arbeitsplatz"
klären!
Klären Sie vor der Verwendung eines
E-Mail-Accounts ihres Arbeitgebers vorher Ihre Rechte
und Pflichten, die möglicherweise in Ihrem
Arbeitsvertrag geklärt werden. Eventuell kann ihr
Arbeitgeber sich das Recht einräumen, Ihnen die
private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts
einzuschränken oder gar zu untersagen.
In eine unverschlüsselte E-Mail gehört nur
Information, die Sie auch auf eine Postkarte
schreiben würden!
Das Versenden von E-Mails ist mit heutiger soft-
und hardwaremäßiger Technik nicht sicher vor
Blicken Unbefugter. Schreiben Sie deshalb nichts in
eine E-Mail, was Sie nicht auch auf eine Postkarte
schreiben würden. Greifen Sie bei vertraulichen
Informationen auf gängige Verschlüsselungssysteme
(z.B. PGP) zurück, wobei Sie allerdings darauf
achten sollten, eventuelle Bestimmungen Ihres
Arbeitgebers und dem Land, in dem Sie sich
aufhalten, zu beachten.
Respektieren Sie Copyrights Anderer!
Respektieren Sie Copyright-Ansprüche von
reproduziertem Material. Das Internet ist kein
rechtsfreier Raum und in fast allen Ländern gibt es
genau definierende Urhebergesetze, die das
Vervielfältigen von Material regeln.
Bei Weiterleitungen Wortlaut nicht ändern!
Ändern Sie bei Weiterleitung oder nochmaligem
Senden einer E-Mail nicht den Wortlaut.
Veröffentlichen Sie eine private E-Mail zudem nur
dann, wenn der Absender dem ausdrücklich zustimmt.
Achten Sie bei Kürzungen des Textes darauf, den
Wortsinn nicht zu ändern.
Verschicken Sie niemals Kettenbriefe!
Verschicken Sie niemals Kettenbriefe per E-Mail.
Kettenbriefe sind im Internet unerwünscht, da sie
den Datenverkehr enorm behindern können und
aufgrund fehlendem "Verfallsdatum" oft jahrelang
im Netz kursieren. Schreiben Sie dem Absender eines
Kettenbriefes zurück, damit dieser den Kettenbrief
nicht weiter verbreitet.
Konservativ schreiben, liberal lesen!
Eine bewährte Verhaltensregel: Seien Sie
konservativ beim Versenden von E-Mails, liberal beim
Empfangen. Antworten Sie nicht überhitzt auf
provokante Mails (sogenannte "Flames"), auch
nicht, wenn Sie provoziert wurden. Lesen Sie
widersprüchliche E-Mails besser mehrmals durch,
vielleicht hat sich der Absender missverständlich
ausgedrückt.
Zuerst alle E-Mails lesen, dann schreiben!
Generell ist es eine gute Idee, vor dem
Beantworten einer E-Mail zuerst alle ankommenden
E-Mails durchzusehen. Manchmal möchten sich Personen
für zuvor gesendete E-Mails (die z.B.
fälschlicherweise an Sie gerichtet waren oder mehr
oder weniger unüberlegt geschrieben wurden) bei
Ihnen wieder entschuldigen.
Fügen Sie Ihren E-Mails eine Signatur an!
Machen Sie es dem Empfänger leichter: Zwar
setzen alle E-Mail-Programme Ihre Absenderadresse
automatisch in den Nachrichtenkopf jeder
abgesendeten E-Mail, jedoch sollten Sie am Fußende
Ihrer E-Mails Informationen über sich anfügen
(mindestens Name, Wohnort, E-Mail- und evt.
WWW-Adresse). Dies wird von vielen E-Mail-Programmen
auch schon ermöglicht; diese Funktion nennt sich
"Signatur".
Achten Sie beim Antworten auf die
Antwortadressen!
Seien Sie vorsichtig beim Beantworten einer
E-Mail. Manche Adressen sind für eine Gruppe von
mehreren Personen eingerichtet, obwohl Sie den
Anschein erwecken könnte, nur für eine Person zu
sein.
Bei fortschreitenden E-Mail-Diskussionen auf die
Empfänger achten!
Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen
("CC") bei E-Mail-Diskussionen. Senden Sie E-Mails
nicht weiter an mehrere Personen gleichzeitig, wenn
sich die E-Mail-Diskussion zu einer
Zwei-Mann-Konversation gewandelt hat.
Stellen Sie einfache Fragen nicht gleich an den
Bundeskanzler!
Generell haben Personen, die das Internet
nutzen, wenig Zeit, Fragen über das Internet und
seine Arbeitsweisen zu beantworten. Schicken Sie
deshalb keine einfachen Fragen an Personen, deren
Namen Sie in offiziellen Dokumenten, RFC oder
Mailinglisten gefunden haben, sondern wenden Sie
sich an Personen, die dem Thema entsprechen.
Beachten Sie bei weit entfernen Empfängern die
Zeitverschiebung!
Vergessen Sie nicht, dass Ihre E-Mail-Empfänger
rund um den Globus wohnen können. Wenn Sie eine
E-Mail mit der Bitte um schnelle Antwort versenden,
kann es möglich sein, dass diese E-Mail den
Empfänger erreicht, während dieser noch schläft.
Geben Sie ihm daher die Chance, aufzuwachen, zu
seiner Arbeitsstelle zu kommen und sich in das
Internet einzuloggen, bevor Sie annehmen, dass die
E-Mail nicht angekommen ist oder der Empfänger nicht
darauf antwortet.
Lange E-Mails in der Betreffzeile ankündigen!
Überraschen Sie E-Mail-Empfänger nicht mit
unaufgeforderten, überlangen E-Mails. Es ist eine
freundliche Geste, bei überlangen E-Mails das Wort
"LONG" in die Betreffzeile aufzunehmen, damit der
Empfänger erkennen kann, dass es einige Zeit in
Anspruch nehmen könnte, Ihre E-Mail durchzulesen und
zu beantworten. Eine E-Mail gilt ab etwa 100 Zeilen
Inhalt als überlang.
Überlegen Sie, wen Sie bei konkreten Fragen
kontaktieren könnten!
Überlegen Sie, wenn Sie für eine Hilfestellung
kontaktieren. Möglicherweise gibt es jemanden in
Ihrem Bekanntenkreis, der Ihnen bei Software- oder
Systemproblemen helfen kann. Sie sollten außerdem
wissen, wen Sie kontaktieren können, falls Sie
irgendetwas Fragwürdiges oder Verbotenes per E-Mail
erhalten. Die meisten Web-Seiten haben auch einen
"Postmaster", an den Sie entsprechende E-Mails
richten können, wenn Sie Fragen zu dort angebotenen
Diensten haben.
Vorsicht mit widersprüchlichen Angaben und
Sarkasmus!
Rufen Sie sich immer ins Gedächtnis, dass ein
Empfänger Ihrer E-Mail ein Mensch ist, der
möglicherweise andere Vorstellungen über Kultur,
Sprache und Humor hat. Insbesondere Datumsformate,
Maßeinheiten und Redewendungen sind sprachlich oft
schwer übersetzbar. Seien Sie besonders vorsichtig
mit Sarkasmus.
Nutzen Sie Groß- und Kleinschreibung!
Nutzen Sie Groß- und Kleinschreibung. REINE
GROSS-SCHREIBUNG WIRKT SO, ALS OB SIE SCHREIEN
WÜRDEN, konsequente kleinschreibung zeugt von
bequemlichkeit.
Benutzen Sie Symbole für Betonungen!
Wenn Sie etwas betonen möchten, sollten Sie die
entsprechenden Satzteile in Sternchen setzen ("Das
*ist*, was ich meine"). Nutzen Sie Unterstriche
davor und dahinter, um etwas zu unterstreichen
("_Krieg und Frieden_ ist mein Lieblingsbuch").
Zeigen Sie Ihre Stimmungen!
Benutzen Sie Emoticons, um Ihren Tonfall zu
zeigen, aber benutzen Sie sie sparsam. Nehmen Sie
aber nicht an, dass das Vorkommen eines Emoticons
automatisch den Empfänger Ihrer E-Mail glücklich
stimmt oder einen beleidigenden Kommentar vom Tisch
wischt. Ebenfalls unpassend sind Emoticons meistens
in geschäftlicher Post.
Antworten Sie nicht überhitzt!
Überschlafen Sie erst einmal eine empfangene
E-Mail, bevor Sie eine emotionale Antwort schreiben.
Wenn Sie auch danach noch starke Emotionen über die
E-Mail haben, markieren Sie diese in Ihrer Antwort
mit FLAME ON/OFF. Zum Beispiel:
FLAME ON Diese Argumente
lohnen nicht die Bandbreite, die sie brauchen, um
gesendet zu werden. Sie sind unlogisch und wenig
begründet. Der Rest der Welt stimmt mir wohl zu.
FLAME OFF
Vermeiden Sie Sonderzeichen!
Benutzen Sie in Ihren E-Mails keine Sonderzeichen
oder Nicht-ASCII-Attachements (Dateianfügungen),
wenn Sie nicht MIME-codiert werden und/oder von
Ihrem E-Mail-Programm entsprechend codiert werden.
Wenn Sie codierte E-Mails versenden, stellen Sie
sicher, dass der Empfänger diese auch
entschlüsseln kann.
Vermeiden Sie HTML-Formatierung!
Möglichst vermeiden sollten Sie in Ihren E-Mails
auch die HTML-Formatierung. Viele E-Mail-Programme
können HTML überhaupt nicht oder nur sehr
eingeschränkt interpretieren. Manche
E-Mail-Programme versenden außerdem voreingestellt
eine E-Mail mit Normaltext zusätzlich in einer
HTML-formatierten Version. Dies sollten Sie auf
jeden Fall deaktivieren, da solche E-Mails unnötig
groß werden.
Keep short!
Fassen Sie sich kurz, ohne knapp zu werden. Wenn
Sie auf eine Frage antworten, fügen Sie nur soviel
Originalmaterial ein, damit Ihre Antwort verstanden
kann, mehr nicht. Es wirkt extrem schlecht, auf eine
Frage zu antworten und dazu einfach nur den
kompletten Text der E-Mail anzuhängen, der die Frage
enthielt. Arbeiten Sie alle relevanten Teile heraus
und antworten Sie direkt unter jede Frage.
Bei Antworten nicht die Fragen weglassen!
Lassen Sie jedoch bei Antworten keinesfalls die
Frage weg! Viele Empfänger erhalten pro Tag mehrere
Dutzend E-Mails und archivieren möglicherweise nicht
alle E-Mails.
Maximal 72 Zeichen pro Zeile!
Pro Zeile sollten Sie maximal nur 72 Zeichen
schreiben und jede Zeile mit einem Zeilenumbruch beenden. Richten Sie ggf. E-Mail-Programme so ein, dass
bei ausgehenden E-Mails spätestens in Spalte 72 ein
Text automatisch umgebrochen wird.
Schreiben Sie immer eine Betreff-Zeile!
E-Mails sollten immer eine Betreff-Zeile
("Subject") enthalten, die eindeutig auf den
Inhalt der E-Mail deutet. Ihr Empfänger wird einen
eindeutigen Betreff zu schätzen wissen, wenn er Dutzende
E-Mails pro Tag durchforsten muss und sofort beim
Blick auf den Betreff weiß, um was es geht.
Seien Sie immer misstrauisch!
So lange E-Mails nicht hundertprozentig sicher
sind, solange werden E-Mails (und auch Netnews-Beiträge)
Ziel von Fälschungen sein. Prüfen Sie jede E-Mail
am Wortlaut, ob sie wirklich vom angegebenen
Absender sein kann.
Informieren Sie den Absender, wenn die
Beantwortung seiner Fragen länger dauert!
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine E-Mail
besonders wichtig ist, Sie aber für die
Beantwortung Zeit benötigen, so benachrichtigen Sie
den Absender, dass Sie seine E-Mail bekommen haben
und Sie diese demnächst ausführlich beantworten
werden.
Niemals ungefragt Massen-E-Mails verschicken!
Senden Sie keine unaufgeforderten E-Mails an eine
größere Zahl von Empfängern.
Keine unverlangte Werbung verschicken!
Die Kosten für die Übertragung von E-Mails
werden, wenn man das Internet nüchtern betrachtet,
von den Nutzern getragen, in dem diese Ihre Provider
für ihren Internet-Zugang bezahlen und dieser mit
diesen Geldern unter anderem Übertragungswege
aufrechterhält. Dieses System unterscheidet sich
grundsätzlich von herkömmlichen
Übertragungssystemen, wie z.B. normaler Post, dem
Fernsehen oder dem Radio. Jemandem eine E-Mail zu
senden, kostet auch ihn Bandbreite seines Netzes,
Datenträgerspeicher oder CPU-Zeit. Dies ist der
fundamentalste Grund, wieso unverlangte
E-Mail-Werbung im Internet unerwünscht, und in
vielen Bereichen auch verboten ist.
Fügen Sie nicht unüberlegt Dateien an E-Mails!
Überlegen Sie vor dem Versenden von Dateien per
E-Mail, ob der Empfänger diese Datei auch wirklich
möchte. Halten Sie immer die Größe Ihrer zu versendenden
E-Mail im Auge. Eingefügte Grafiken oder Programme
blähen eine E-Mail so auf, dass sie entweder überhaupt
nicht oder nur mit massivem Ressourcenverbrauch
übertragen werden kann. Ein Anhaltspunkt für maximale
Dateigröße in E-Mails sind 500 Kilobyte. Erwägen Sie bei größeren
Dateien einen direkten Transfer von Computer zu
Computer oder stückeln Sie eine große Datei in
kleine Häppchen auf, um diese dann einzeln per
E-Mail zu versenden. Beachten Sie auch, dass viele
Mailserver Empfangsbeschränkungen bei bestimmten
Mail-Größen haben.
Vorsicht vor E-Mail-Schleifen!
Hüten Sie sich vor gefürchteten
Weiterleitungsschleifen, wenn Ihr E-Mail-System
Weiterleitungen erlaubt. Überzeugen Sie sich, dass
Sie keine Weiterleitungen auf verschiedenen Rechnern
installiert haben, da ansonsten eine E-Mail an Sie in
eine endlose Schleife von einem Computer zum
nächsten und zum nächsten usw. gerät.
